Une fois une organisation Zoho Books liée, toute facture avec un solde à payer peut recevoir un lien de paiement par carte. Vous copiez le lien et l'envoyez à votre client comme vous le joignez d'habitude. Il paie le solde par carte sur une page WeeConnectPay, et WeeConnectPay inscrit le paiement sur la facture dans Zoho Books, avec l'identifiant de transaction Clover.
L'argent passe par votre compte Clover exactement comme tout autre paiement par carte que vous prenez, et il se règle de la même manière.
Ouvrir vos factures
Dans votre tableau de bord WeeConnectPay, cliquez sur Zoho Books dans la barre latérale, puis sur Factures sur l'organisation voulue. La liste est lue en direct depuis Zoho Books chaque fois que vous l'ouvrez, alors ce que vous voyez est ce que Books a en ce moment, avec le numéro de facture, le client, le statut, le total et le solde.
Utilisez Précédente et Suivante au bas de la liste pour les factures plus anciennes.
Quelles factures peuvent recevoir un lien
Toute facture envoyée qui a encore un solde affiche un bouton Créer un lien de paiement. Là où une facture ne peut pas en recevoir, la raison apparaît à sa place :
| Ce qu'affiche la ligne | Ce que ça veut dire |
|---|---|
| Déjà payée | La facture est réglée dans Zoho Books. |
| Aucun solde | Il ne reste rien à facturer. |
| Annulée | La facture a été annulée dans Books. |
| Brouillon | La facture n'a pas encore été envoyée. Envoyez-la et elle devient payable. |
| Non payable en ligne en [devise] | La facture est dans une devise que votre compte Clover ne facture pas. |
| Statut non payable | Books tient la facture dans un autre état. Ouvrez-la dans Zoho Books pour voir lequel. |
Envoyer un brouillon pour qu'il puisse recevoir un lien
Un brouillon devient payable dès que Zoho Books le marque comme envoyé. Envoyer la facture sur la ligne ouvre une fenêtre avec le courriel du client prérempli, que vous pouvez modifier. Zoho Books envoie la facture par courriel avec le modèle de votre organisation et la marque comme envoyée, alors elle peut recevoir un lien de paiement tout de suite.
Si la facture est déjà partie autrement, utilisez Marquer comme envoyée sans courriel dans la même fenêtre. Books la passe à envoyée et rien n'est expédié.
Créer une facture sans quitter le tableau de bord
Nouvelle facture, sur la liste des factures, écrit un brouillon directement dans Zoho Books. Choisissez le client, ou créez-en un depuis le même écran en tapant un nom et en choisissant Créer comme nouveau client. Ajoutez vos lignes avec une quantité et un prix, ajoutez des notes si vous les voulez sur la facture, puis Enregistrer le brouillon.
Le brouillon arrive dans Zoho Books immédiatement, dans la devise du client, et chaque facture de ce client sera dans cette devise. Tout ce qu'il manque à la facture, les taxes comprises, vous l'ajoutez dans Zoho Books. Envoyez-la ensuite depuis la liste des factures et créez le lien de paiement.
Créer le lien de paiement et l'envoyer
Cliquez sur Créer un lien de paiement sur la facture. Un panneau apparaît avec « Lien de paiement créé pour [numéro de facture] », le lien lui-même et le montant que toute personne le détenant peut payer. Copier le lien le met dans votre presse-papiers, et Ouvrir vous montre la page que verra votre client.
Le lien vous appartient : courriel, rappel de facture, message, ce que vous utilisez déjà. WeeConnectPay ne l'envoie pas à votre place, et il ne se glisse pas dans le courriel de facture que Zoho Books expédie.
Le montant du lien est le solde de la facture au moment où vous le créez. Si un paiement arrive sur la facture dans Books par la suite, la page dit à votre client que le montant a changé et lui demande de le vérifier plutôt que de facturer l'ancien chiffre.
Ce que voit votre client
La page porte le nom de votre entreprise, le montant dû et le numéro de facture. Quand une partie de la facture est déjà payée, une ligne sous le montant indique quelle part du total est réglée, et la page facture le solde restant.
Il saisit ses informations de carte, facultativement une adresse courriel pour le reçu, et clique sur le bouton de paiement portant le montant. Les informations de carte vont directement aux champs de paiement sécurisés de Clover et ne nous parviennent jamais, ni à vous.
Une fois le paiement accepté, la page devient un reçu : un crochet vert, Payment received, le montant, le nom de votre entreprise, le numéro de facture et la date. Si le client a donné une adresse courriel, la page indique aussi que le reçu s'en va vers celle-ci. Un instant plus tard, la ligne du bas devient « Recorded on invoice [numéro] », ce qui est la page qui lui dit que la facture elle-même a été mise à jour.
Un lien dont la facture est déjà réglée affiche « This invoice is settled » au lieu d'un formulaire de paiement, alors un client qui paie deux fois par mégarde n'est pas facturé deux fois.
La page de paiement s'affiche en anglais, ce qui explique les mentions citées ci-dessus.
Ce qui se passe après le paiement
Trois choses suivent, dans cet ordre. Votre compte Clover prend le paiement par carte, alors il apparaît dans Clover et dans votre page Transactions WeeConnectPay comme tout autre paiement. Si votre client a donné une adresse courriel, WeeConnectPay lui envoie un reçu sous l'objet « Votre reçu de [votre entreprise] », avec un lien vers le reçu du traitement de carte chez Clover. Ensuite WeeConnectPay inscrit le paiement sur la facture dans Zoho Books, ce qui fait passer la facture à Payée quand le paiement couvre le solde.
L'inscription dans Books se fait habituellement en quelques secondes. Quand Zoho Books est lent ou brièvement injoignable, WeeConnectPay continue d'essayer tout seul pendant plusieurs heures. Le paiement de votre client est complet dans tous les cas, et son reçu n'attend pas après Books.
Dans le cas rare où Books refuse l'inscription pour de bon, la ligne de l'organisation dans votre tableau de bord affiche un nombre de tentatives à examiner. Un paiement Zoho Books qui n'a pas atteint la facture explique quoi faire.
Transactions et factures, côte à côte
Chaque paiement pris par un lien de paiement nomme la facture qu'il a réglée, et chaque facture nomme la transaction qui l'a payée, alors vous passez d'une vue à l'autre sans apparier les montants à la main.
Vous pouvez aussi les apparier vous-même. Sur une transaction, Lier une facture vous laisse chercher dans vos factures Books et en attacher une. Sur une facture, Lier une transaction vous laisse chercher dans vos transactions Clover par identifiant, montant ou date. Cet appariement est une liaison de tenue de dossiers seulement : rien n'est facturé, et rien n'est écrit dans Zoho Books. Utilisez-le pour un paiement que votre client a fait autrement, ou pour un paiement par carte pris avant que vous ayez lié l'organisation.
Rembourser un paiement sur une facture
Un paiement par lien de paiement est une charge par carte Clover ordinaire, alors vous le remboursez dans votre compte Clover, comme n'importe quel paiement par carte que vous prenez. Traitez-y le montant voulu, puis inscrivez ce remboursement sur la facture dans Zoho Books, pour que vos livres et votre compte Clover concordent.
Procéder dans cet ordre fait bouger l'argent du client en premier et met vos dossiers au clair ensuite.